仕事が出来ない人にならない方法

仕事が出来ない人にならない方法

昨日「仕事が出来ない人の特徴」を書きました。

このままだと、ただのストレス発散なので、「仕事が出来ない人」と言われないための解決策を書きたいと思います。
実際に私が使っている方法や、参考にした書籍・WEBも記載します。

まずは、「仕事が出来ない人の特徴」をおさらいします。

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仕事が出来ない人の特徴

  1. 仕事の優先順位が付けられない
  2. どうでも良い事にこだわって、本筋をみていない
  3. Excel・Word・検索能力 といったビジネスマンの基礎体力がゼロに近い
  4. メールが長くて何を言おうとしているのか分からない。
  5. キーボードの打刻がうるさい。
  6. 1時間に1回のタバコ休憩。

5、6はもうその人の人間性ですからね。上司に言って改善してもらいましょう。
(その出来ない人が上司だった場合は我慢しましょう・・・)

まずは、1の対処法です。

仕事の優先順位が付けられない人へ

まずはメールの処理です。

(Gmailを前提に記載しています。)

直ぐに返信できるものは直ぐに返信して、相手にボールを持たしておきます。
特に代理店とのやり取りの場合は、相手に進捗管理を任せる意味でもなるべくコチラにボールが無いようにします。

逆に代理店の方や確認作業などで直ぐに返せない場合が出てきた場合は「後でLabel」をつけて、アーカイブしてしまいます。

原則「後でLabel」はその日に処理します。処理できなければ、その日の終わりに、ToDOリストに登録して、Calendarに連携させます。
ToDOリストへの登録は、対象のメールを開いた状態で、「Shift+T」で登録できます。
(ショートカットがONになっていない場合は、ショートカットをONにしておきます。)

登録が完了したら、「>」をクリックして、期限を入れておきます。これで、Googleカレンダーと連携して、期日を忘れないように出来ます。Googleカレンダー側では、ToDOリストというカレンダーができあがります。

GoogleのToDOリストの詳しい使い方はGoogleの公式Helpを参照してください。

単純な優先順位をつけてToDO管理するだけなら、GoogleのToDOリストで基本的にはOKだと思います。

Google以外を利用したい場合は、下記のToDO管理ツールがおすすめです。

Toodledo (http://www.toodledo.com/index.php)

toodledoの詳しい使い方は他のサイトで詳しく書いてあるのでそちらを確認してください。
http://gigazine.net/news/20140327-toodledo/

どうでも良い事にこだわって、本筋をみていない人へ

ここでいう、どうでも良いことというのは、社内で使うプレゼン資料などのデザイン・レイアウトに無駄な時間を使う人のことです。
時間が無い場合は、その資料で伝えたいデータのみ記載して、会議の場で口頭で説明するべきです。

一方、クライアントに提案する時は、デザインやレイアウトにも時間をかけるべきだと思います。

資料を作成するまえに、この資料は誰に、何の目的で作成するか考えるべきです。

時間が無い場合は、重要なことは口頭でと書きましたが、デザイン・レイアウト・構成は大事だと考えています。
しかしながら、お手本がない状態で素人が、いじくり回しても見やすい資料は出来ません。
資料作成が苦手な方は、以下の書籍やWEBをお勧めします。

書籍

外資系コンサルが実践する 資料作成の基本 パワーポイント、ワード、エクセルを使い分けて「伝える」→「動かす」王道70

一生使える 見やすい資料のデザイン入門

一生使える見やすい資料のデザイン入門は、デザインの基本がわかりやすく書いてあって、文字を揃えるって何? って言う人がみても理解できる内容になっています。WEBとか紙面のデザインをする上で最低限守りたい内容が書かれていて、デザイン関係でない人が読んでも得る物がある内容でした。

WEB

資料がパッと見やすくなる文章のレイアウト術

一生使える見やすい資料のデザイン入門に書いてある内容を簡単にまとめたくらいの内容ですが、時間が無い人はこれだけでも見て、実践するだけでも資料の見た目が変わると思います。

Excel・Word・検索能力 といったビジネスマンの基礎体力がゼロに近い

仕事が出来ない人は、何が悪いか気付かないため、無駄に時間費やし「仕事が出来ない人」というタイトルを付けられます。

まず分からない事があったら自力でゴチャゴチャ考える前に、Googleで検索する癖をつけましょう。
もしくは、出来る人に素直に聞きましょう。

「仕事が出来ない人」は、出来ているつもりでも、出来るひとから見たら、凄い無駄な事をしています。

普段行っている作業内容に無駄が無いか、他の人に確認してもらいましょう。社内にできる人がいない場合、社外のレッスンを利用するのも一つの手です。

以下の基礎講座は有料ですが、Excel・Wordといった知識は、ビジネスパーソン生活30年以上は使うので、コストパフォーマンスは良いと思います。また8時間で2万円なので、一般的な研修よりもリーズナブルだと思います。

MBAプログラムでも採用されている、Excel講座

仕事は作業をするのではなく、価値を作るもの(営業であれば売上、WEBマーケティングあればリード獲得)なので、営業資料やデータ分析に割く時間は極力短くするべきです。

メールが長くて何を言おうとしているのか、分からない人へ

回りくどい言い方や、1行が長い、句読点が少ない、フォントが途中で変わっている、読んでいてテンポが悪い、そもそも何を依頼しているのか分からない といった事が「仕事が出来ない人」から来るメールで多いです。

毎日、何十~何百通もメールがくる中で、パッとみて何の事を言っているか、分からないメールは時間どろぼうです。

改善案としては、以下の4つが挙げられる。

  1. 件名で何を伝えたいか分かるようにする
  2. 挨拶の次に件名の補足をする
  3. 1行は30文字くらいになるようにする
  4. 箇条書きに出来るものは箇条書きに

極端な例だが[仕事が出来ない人」と、上記の改善案を実施したものを見比べて欲しい。

仕事が出来ない人のメール

件名 お世話になります。◯◯です。

△△様

平素より大変お世話になっております。WEB担当者備忘録の◯◯です。
「仕事が出来ない人の特徴」の取材日時が、2016年1月31日(土)13時にWEB本社で行う事が決まりましたのでご連絡いたします。

ご足労をおかけしますが、何卒宜しくお願いいたします。

件名 取材日時(1月31日)に関して(仕事が出来ない人の特徴)

△△様

平素より大変お世話になっております。
WEB担当者備忘録の◯◯です。

「仕事が出来ない人の特徴」の
取材日時が決まりましたので、ご連絡いたします

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日時 2016年1月31日(土) 13時
場所 WEB本社
地図 https://liapoc.com/map
〒◯◯◯-◯◯◯◯
〇〇区◯◯◯1-78

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ご足労をおかけしますが、
何卒宜しくお願いいたします。

後者の方がタイトルを一目見ただけで、取材が1月31日にある事がわかる。
また、タイトルが全文表示されるデバイスであれば(仕事が出来ない人の特徴)に関しての取材の事まで把握する事ができる。
本文では、日時や場所を箇条書きにして、視認性を高めている。

WEBでメール書き方等で検索すれば沢山でているので、ななめ読みでよいので、一読しておきましょう。

下記のサイトがわかりやすく、まとめてくれています。
今さら聞けないビジネスメールのマナー13選 | 株式会社LIG

結局仕事ができる人って

結局仕事のデキる人は、常に改善する事を考え、常に新しい情報・知識を吸収して、相手の立場に立って考える事ができる人だと思います。

仕事が早くても、新しい知識を入れなければ、何年後には「老害」と言われるでしょうし、周りに人間に嫌われていたらプロジェクトを円滑に進められないだろうし。

私がすきな経営者の一人で元トリンプの社長が書いた仕事ができる社員、できない社員 には、
出来る人の特徴として、下記の様に書かれていました。

机の上をいつもきれいに整えてる
早寝早起きの習慣があり、時間の管理が行き届いている
日ごろから本をよく読んでいる
常に「なぜ」と問題意識を持っている

上記が出来ているから仕事が出来るわけでは無いですが、デキる人は概ね上記は当てはまっているなと思います。

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